Treść książki
Przejdź do opcji czytnikaPrzejdź do nawigacjiPrzejdź do informacjiPrzejdź do stopki
1.1.KomisjedlausprawnieniaadministracjiwStanachZjednoczonych
31
Stwierdzono,żewiększośćbiurdysponowałaogromnymi,nieuporząd-
kowanymizbiorami,zktórychkorzystaniebyłoutrudnionelubwręcz
niemożliwe.Dodatkowodokumentacjataczęstonieprzedstawiaławięk-
szejwartości,gromadzonom.in.masowonarastająceprzekazypocztowe
ipieniężne.Wśródujemnychcechówczesnejbiurowościamerykańskiej
szczeblacentralnegowymienionoprowadzeniedużejliczbynieuzasad
-
nionychwzględamipraktycznymirejestróworazwytwarzaniezbędnych
opracowańocharakterzesprawozdawczym46.
Zaleceniagremiumwzakresieracjonalizacjibiurowościkoncentro-
wałysięnadwóchobszarach:wyrugowaniupochłaniającegoczasręcz-
negoprzepisywaniadokumentóworazeliminacjizbędnychrejestrów
isprawozdań.Zinicjatywyzespołuzrezygnowanozczęścirejestrów,
szczególniewDepartamentachSkarbuorazPoczty,aczęśćzachowanych
poddanouproszczeniu.Zaleconopowszechnekorzystaniezmaszyndo
pisaniaorazzastosowaniekalekkopiującychprzyjednoczesnejrezygnacji
zręcznegoprowadzeniaksiągprzewidzianychnapismawychodzące.Re-
komendacjazostałapoprzedzonatestamichemicznymi,którewykazały,
żekopiewykonaneprzyużyciukalekdorównywałytrwałościąpismom
sporządzonymtradycyjnie.Wskazano,żewsprawachoszczególnejwa-
dzenależywykonywaćwięcejniżjednąkopię.Zaleceniatedoczekałysię
faktycznejrealizacji(np.wDepartamencieSkarbujużw1897r.),choć
niewewszystkichjednostkachorganizacyjnych.Wzakresiebrakowania
dokumentacjizbędnej,szczególniewspomnianychwcześniejprzekazów
pieniężnychipocztowych,kolegiumprzedsięwzięłozdecydowaneśrodki.
Opracowanoiwdrożonoosobneregulacjeskracająceokresprzechowy-
waniategotypumateriałóworazułatwiająceichniszczenie.Wtensposób
dokońca1894r.zDepartamentuPocztyprzekazanonamakulaturęnie-
bagatelnąliczbę3tys.workówdokumentacjiołącznejwadze224ton47.
KomisjaDockery’ego-Cockrellafunkcjonowałaprzezdwalata,kończąc
działalność4marca1895r.Opracowanyjejstaraniemmateriałobjął
675stron,azaprojektowaneoszczędnościpozwoliły-wgszczegółowych
46Tamże,s.175.
47Tamże,s.176.
